ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE Rekisterinpitäjä RP-Case OyTeknikonkatu 4 C T 67, 15520 LahtiY-tunnus 3177002-4 Yhteyshenkilö Jonna Kuusistojonna.kuusisto@rpcase.com Rekisterin nimi RP-Case Oy:n asiakasrekisteri Rekisterin pitämisen peruste Henkilötietoja kerätään sopimukseen perustuvan asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella tai rekisteröidyn suostumuksella. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, se voidaan milloin tahansa peruuttaa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilöllä on tai on ollut asiakassuhde tai asiakassuhteen perustamiseksi on tehty kontaktointi, tarjouspyyntö tai tarjous. Rekisterin tietosisältö Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja: Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, postiosoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja toimiala Yhteyshenkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja titteli Työnantajayrityksen nimi, y-tunnus ja toimiala, sopimukseen perustuvaan asiakkuuteen tai muuhun asiallisen yhteyteen liittyvät tiedot ja tiedot palveluiden käytöstä Tiedot suoramarkkinointiluvista ja -kielloista Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot Tiedot asiakaspalvelutilanteisiin liittyvästä viestinnästä Säännönmukaiset tietolähteet Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen elinkaaren eri vaiheissa rekisteröidyltä itseltään tai hänen organisaationsa muilta henkilöiltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kaupparekisteristä tai muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Henkilötietoja voidaan käyttää RP-Casen tai sen yhteistyökumppaneiden toimesta rekisterin käyttötarkoituksen määrittämiin toimenpiteisiin. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytyskriteerit Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Tietojen poistoajat ja -käytännöt määritellään ja vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Henkilötietojen säilyttämisvelvollisuus voi määräytyä myös lainsäädännön perusteella. Organisaation tiedot, kuten laskutushistoria ja projektitiedot säilytetään, vaikka yhteyshenkilön henkilötiedot poistetaan. Rekisteriin kirjattavat henkilötiedot katselmoidaan säännöllisesti ja tiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista käsittelyperustetta. Asiakasrekisterin suojauksen periaatteet Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka on suojattu palomuurin, salasanojen ja muiden teknisten keinojen avulla. Paperimuodossa olevat tiedostot säilytetään lukitussa tilassa, jossa on sähköinen kulunvalvonta. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna edellä mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös rekisterinpitäjän luona edellä mainitussa osoitteessa. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen. Rekisteröidylle voidaan osoittaa sähköistä suoramarkkinointia edellyttäen, että rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.